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关于做好文件机密性的思考

2019-09-12 14:38来源/未知

在档案工作中,相关工作人员倾向于关注档案的整理和分类,有时对档案的机密性不太关注。由于管理松懈,没有很多机密性丢失的例子。为此,如何加强档案工作的保密管理已成为相关从业者应该关注的问题。本文结合自身工作和实践的经验,浅谈档案工作的保密性,为相关人员在该领域的实际工作提供参考。

2.1提高认识并澄清文件保留期和保密期之间的差异

在文件管理工作中,很明显保密期是保持文件机密的基础,并且可以确保机密性的时间限制,以确保在保密期间保存文件。但是,在档案工作中,对档案保留期和保密期之间差异的理解还不够明确,这往往会导致保密期和保留期的混淆,从而保存档案的机密性。在保密期间放松,并发生保密事件。为此,在档案工作中,有必要提高认识并澄清文件保留期和保密期之间的差异。保留期的确定基于档案的实际作用和历史作用,以及档案的正确分析和识别。在此基础上,结合单位的实际情况和档案需求,为社会和国家积累。对历史文化财富的理念,对档案保存价值进行合理分析和科学评价,从而确定档案保留期的需要。

文件的保密期基于国家机密。在一定时期内,一旦发生泄漏,将为该国带来安全或利益,从而确定时限。确定文件机密性期限的主要目的是保护档案和档案。也就是说,国家机密在其规定的期限内受到国家相关保密法律法规的保护。从法律角度来看,保密期限是其法律效力的时间限制。根据《国家秘密保密期限的规定》,保密期的确定是明确划分的。中央和国家机关可以规定保密范围内某些事项的保密期为“长期”。如果某些国家秘密事项被规定为“长期”保密,那么其他机构和单位有责任和义务对此事采取长期保密措施,不允许未经授权的解密。

通过上述分析,我们澄清了什么是保密期,并了解保密期和保留期之间的差异。在档案工作中,我们正确理解保密期的概念和含义,并充分理解保密期和保留期之间的差异。它将有助于提高档案工作的机密性。

2.2不同类别,明确不同类型的文件,实现分类管理

档案管理中,不同类型的档案有不同的管理求,更有不同的保密求。为了做不同类型档案的保密管理,在档案工作中非常有必对档案进行分类,根据档案的不同类别、不同保密求,进行分类管理。因此,库房管理是档案保密的重点。之所以说库房管理是档案保密的重点,主原因在于两个方面,一是库房的选择是有一定求的,并不是所有房间都能够作为档案库房的,比如底层的房间就不适宜用于作为库房,因为底层容易被观察到,容易出入,特别是容易被破窗而入。为了防止档案资料被盗,不能将档案库房设在底层,并应对库房的门窗进行加固,应当将档案库房与办公室隔离,将档案库房与阅览室隔离,这样分开可以更好地避免非档案工作人员出入库房。

关于做好文件机密性的思考

二是库房的人员管理必须严格执行相关管理制度,既指定专门的负责人来管理档案,又增强档案管理负责人的责任心,也不能让与档案管理无关的人员进出库房。总的来说,只有对档案做好分类管理,才能使其管理更加有序,利用更加高效,同时又可以更好地维护好档案的安全,有效避免档案资料泄密。

2.3突出重点,明确绝密档案的保密求和管理求

不同类型的档案有着不同的保密求,在管理上也应该有所区别。如前文所述,国家对档案的分类分为绝密、机密和秘密,那么,绝密档案就是非常重的档案,对于绝密档案的管理和保密相应地也必须作为重点。为了加强绝密档案的管理工作,我们必须明确哪些档案资料属于绝密档案,才能在档案工作中将其作为管理重点,根据绝密档案的管理求去强化措施,对这些档案进行更加严格和有效的管理。为了突出重点,对绝密档案进行更好的保护,通常情况下,将绝密档案与非绝密档案进行分开,保存的位置和条件应有所不同,比如,绝密档案应该有具有较强保密功能的位置,一般应设保险柜、保险锁、防盗器,为绝密档案建立安全性较高的保管条件,从而实现绝密档案的安全管理。

2.4强化责任,明确档案管理人员自身职责并努力提升素质

关于做好文件机密性的思考

档案管理中,强化档案保密,物理条件只是其中的一个重方面,档案管理人员的职责、责任心也是非常重的一个方面。强化责任,明确档案管理人员自身职责并努力提升素质,维护档案的完整与安全,这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。提升档案管理人员的综合素质,既增强其责任意识和责任心,又强化日常档案管理工作行为的改善,比如,在档案借阅、使用的过程中,对于档案的调阅、移出、销毁应该按照相关求办理手续,严格履行规定程序,经过指定的领导人审批通过之后,做好登记,完成签字等手续,然后才能调阅。并且,档案使用完毕后,应该按时、及时收回,进行检查、清理、核对,看是否有失密、泄密问题,如果发现问题,应该及时查明原因,进行补救。真正做到对档案资料进行严格管理,防止失密、泄密。

3.结束语

档案保密是档案保管工作的重内容,档案工作的任务是艰巨的,也是光荣的,这是一项重的基础工作,档案保管人员持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。


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